همانطور كه طی دستورالعمل شماره 7581/2ـ51/ت ـ22/10/63 دفتر تشكیلات بتفضیل توضیح داده شده بمنظور پیشگیری از ثبت نام تكراری و حفظ حقوق صاحبان نام شركتهای ثبت شده و نیز در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و مطمئن از شركتهائی كه در مركز و شهرستانها به ثبت می رسد از كاربرد كامپیوتر در تنظیم و گردآوری این اطلاعات استفاده و علاوه بر آنكه مشخصات كلیه شركتهای ثبت شده تا به حال كلا به حافظه كامپیوتر سپرده شده حداكثر هر سه ماه یكبارنیزاطلاعات جدیدمربوط به آن مدت به كامپیوتر اضافه میشود تا اطلاعات به روز نگهداری شود. علیهذا مقتضی است در اجرای دقیق بخشنامه فوق الذكر نهایت مراقبت و دقت را معمول و حداكثر تا پنجم ماه بعد مشخصات كلیه شركتها ی جدید ثبت شده در هر واحد ثبتی و یا تغییرات احتمالی حاصله در شركتهای ثبت شده قبلی شامل اصلاحات و تغییرات احتمالی در نوع شركت، نام شركت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و تاریخ انحلال آنرا مطابق فرم منضم به بخشنامه فوق الذكر تهیه و مستقیما به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت ارسال دارند، به دفتر مذكور دستور داده شده فهرست واحدهای ثبتی را كه در ارسال آمار مذبور تاخیر و تعلل مینمایند جهت اتخاذ تصمیم به سازمان ثبت گزارش نمایند.(بند 402 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). مسئولیت رؤسا ثبت در ثبت شركتها بند 135 ـ با توجه به نظامنامه قانون تجارت مصوب 13/12/1311 در صورتیكه امور ثبت شركتها در در محلی بلا متصدی باشد تصدی ثبت شركتها تا تعیین متصدی جدید به مدیر ثبت محول میشود. (مستند ماده یك نظامنامه قانون تجارت و بند 175 مجموعه كه اصلاح شده). عدم لزوم اسعلام از شهربانی در خصوص اتحادیه های تعاونی بند 136 مستبط از ماده 60 قانون شركتهای تعاونی و مواد بعدی آن مصوب سال 1350 برای ثبت اتحادیه شركتهای تعاونی روستائی احتیاجی به استعلام شهربانی نیست. معافیت شركتهای تعاونی از حق الثبت و حق تمبر سهام بند 137 طبق قانون شركتهای تعاونی و اصلاحیه های آن شركتها و اتحادیه های تعاونی از پرداخت حق الثبت و حق تمبر سهام معاف هستند. (مستند ماده 108 قانون شركتهای تعاونی و تبصره 2 ماده 208 قانون مالیاتهای مستقیم). نام شركت یا موسسه تجاری بند 138- در موقع ثبت شركتها و ,سسات غیرتجارتی جدید التأسیس بایستی دقت لازم بعمل آورند كه نام انتخاب شده قبلاً به ثبت نرسیده باشد. بدین منظور: اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی باید با مراجعه به «مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی مشخصات شركتهای ثبت شده» و حصول اطمینان از عدم سابقه ثبت عین و یا مشابه و نظیر، نام مورد درخواست نسبت به پذیرش نام شركت و یا مؤسسه غیرتجراتی جدید اقدام قانونی معمول و در شهرستانها: عجالتاً هر واحد ثبتی تلگرافاً از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی مراتب را استعلام و پس از وصل گواهی اداره كل مزبور مبنی بر عدم سابقه ثبت نام درخواستی، اقدام لازم معمول دارند. بمنظور ایجاد تسهیل و تسریع در این امر، اداره كل ثبت مناطق بایستی ضمن هماهنگی و همكاری با اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی و دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش در مركز، نسبت به تهیه مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی آخرین فهرست مشخصات شركتهای ثبت شده اقدام و در مركز منطقه نگهداری و هر ششماه یكبار كه مجموعه دفاتر جدید كامپیوتری با درج آخرین تغییرات و تحولات، آماده تكثیر میشود، مجموعه های تكمیلی بعدی را نیز منطقاً تهیه و برای استفاده جایگزین مجموعه های قبلی نمایند. پس از تحقق این امر و امادگی ثبت مناطق، هر یك از واحدهای ثبتی شهرستانها برای ثبت شركتها و مؤسسات غیرتجاری جدید، كافی است مراتب را از ثبت منطقه متبوعه خود استعلام، و مناطق نیز با مراجعه به مجموعه دفاتر كامپیوتری موجود بموضوع استعلام رسیدگی و در صورت نداشتن سابق ثبت، برای تطبیق نام مورد استعلام با آن دسته از شركتهائی كه در فاصله بین از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری مورد عمل تا زما استعلام به ثبت رسیده اند. بنحو مقتضی، از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی كسب نظر نمایند. در اینصورت كافی است اداره كل مزبور فقط به فهرست شركتها و مؤسسات ثبت شده از بعد از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری در مورد عمل تا زمان استعلام مراجعه و به سهولت و سرعت پاسخگوئی ثبت مناطق باشد، در خاتمه یادآور میشود كه ثبت شركتهای تعاونی كشورزی نیاز باستعلام ندارد. بمنظور جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه و بی ترتیبی، ثبت مناطق و همچنین اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی بایستی هر ششماه یكبار پس از تحویل مجموعه های كامپیوتری جدید، بلافاصله آنها را جایگزین مجموعه های قبلی نموده و تمامی جلدهای مجموعه های قبلی و نیز دفاتر مخصوصی را كه برای یادداشت و قید اسامی شركتهای ثبت شده در فاصله بین تحویل مجموعه قبلی تا زمان استفاده و بكارگیری مجموعه كامپیوتری جدید مورد استفاده قرار می داده اند را بنحو مقتضی منسوخه و از رده خارج و در دسترس قرار ندهند. (اصلاحیه فراز 172 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 1349). قید مراتب وصول حقوق دولتی متعلقه در دفاتر تجارتی بند 139- شماره فیش وجوهی كه بابت حقوق دولی متعلقه پلمب دفاتر تجارتی وصول میشود بایستی در اول جلد داخلی خود دفتر قید شود. و در مواردیكه متقاضی برای پلمپ دفاتر متعددی ارائه نماید باید شماره فیش حقوق دولتی علاوه در اظهارنامه در اول جلد داخلی هر دفتر نیز قید گردد. جانشین بخشنامه پیوست شود. (مستند فراز 1368 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). نحوه ثبت و تغییرات شركتها و مؤسسات غیرتجاری بند 140- طبق ماده 5 آئینامه سازمان اداری و وظائف ثبت شركتها و مالكیت صنعت مصوب سال 1340 اداره ثبت شركتها در تهران و دوایر ثبت شركتها در شهرستانها در ثبت شركتنامه قائم مقام دفترخانه های رسمی میباشد و لذا بمنظور اتخاذ رویه واحد مقتضی است مسئولان و متصدیان ثبت شركتها: 1- در مورد ثبت شركتهای دارای شركتنامه و شركتهای با مسئولیت محدود- نسبی- تضامنی- تعاونی متن شركتنامه را عیناً در دفتر ثبت شركتنامه ثبت نموده و وصول سرمایه توسط مدیران را نیز در دفتر ذكر كرده و این عبارت را در ذیل ثبت مربوط قید نمایند: (در تاریخ ........................ روز ....................... ماه .................... سال ............................) در دفتر ثبت شركتنامه ثبت شركتهای داخلی تحت شماره....................... ثبت و هویت شركاء بر اینجانب محرز گردید، سپس هر یك از شركاء و مدیران امضا كننده، شركتنامه مدارك لازم را جهت احراز هویت خود بمتصدی مربوط ارائه داده و بعد از نوشتن (ثبت با شركتنامه برابر است) دفتر را امضا را نمایند و متصدی ثبت نیز دفتر را امضاء مینماید و در مورد شركتهای سهامی باید مفاد اظهارنامه را عیناً در دفتر ثبت شركتنامه ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده اظهارنامه و متصدی ثبت با ذكر عبارات فوق و قید جمله (ثبت با اظهارنامه برابر است) بجای جمله ثبت با شركتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند و در مورد مؤسسات غیرتجاری متن تقاضانامه ثبت مؤسسه را عیناً در دفتر ثبت مؤسسات غیرتجاری ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده تقاضانامه و متصدی با ذكر عبارات مندرج در بند یك و قید جمله (ثبت با تقاضانامه برابر است) بجای جمله ثبت با شركتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند. 2- در مورد ثبت تغییرات شركتها و مؤسسات غیرتجاری برطبق ماده 200 اصلاحی قانون تجارت مصوبه 1347 مربوط به مقررات راجع به ثبت شركتها و نشر شركتنامه و همچنین ماده 106 قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت و مواد 9 و 10 و 11 آئیننامه اصلاحی ثبت تشكیلات و مؤسسات غیرتجاری بایستی تغییرات مندرج در صورتجلسه را دز ذیل ثبت قبلی در دفتر مربوطه ثبت، افراد امضاء كننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضاء دفتر همانست كه برای ثبت اولیه حسب مورد در هر یك از بندهای فوق الذكر قید گردیده است كه با ذكر جمله (ثبت با متن صورتجلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است) دفتر را امضاء مینمایند. (بند 170 و 171 مجموعه بخشنامه های سال 1349 و بشخنامه شماره 12150/6-27/9/50). آمار و فهرست بند 141- الف: هر ماهه آمار شركتهائی را كه ثبت و یا منحل میشوند به اداره دارائی محل ارسال دارید. ب: در اجرای ماده 162 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب سال 45 اداره كل ثبت شركتها و ادارات ثبت مكلفند در آخر هر ماه صورتی حاوی نام اشخاص حقیقی و حقوقی را كه دفاتر قانونی خود را در ادارات مزبور ثبت و پلپ نموده اند را با ذكر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به ادارات دارائی محل اقامت مؤسسه ارسال دارند. (مستند فراز 169 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و 354/6-16/1/46). استعلام وضعیت دفاتر موقع انتقال سهم الشركه بند 142- دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از هر نوع انتقال و واگذاری نسبت به سهم الشركه شركتهای نسبی و تضامنی و با مسئولیت محدود و مختلط سهامی و غیرسهامی استعلام و سپس نسبت به تنظیم سند رسمی اقدام كند. (فراز 177 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). امضاء شركت نامه و ثبت شركت بند 143- صاحبان سهم و شركاء یا نمایندگان قانونی آنها باید ذیل شركتنامه و ذیل ثبت مربوطه را امضاء كنند پس از اینكه شركت در دفترش ثبت گردید مدیران هر شركت و اشخاصی كه از طرف شركت حق امضاء دارند در ستون هشتم دفتر ذیل ثبت را نیز امضاء نمایند. (مستند فراز 170 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 1349). پلمپ دفاتر مؤسسات غیر بازرگانی بند 144- پلمپ دفاتر كل و روزنامه برای مؤسسات غیرتجاری كه به ثبت رسیده باشد مانعی ندارد. (فراز 174 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49).