این شرایط را باید به دو دسته تقسیم کرد: دسته ای از شرایط، جنبه الزامی دارند، یعنی شرکت به وجود نمی آید، مگر آنکه آنها تحقق پیدا کنند ثبت شرکت در اداره ثبت شرکتها، برعکس، در تشکیل شرکت نقش ندارد، لیکن از آنجا که عدم ثبت شرکت موجب مجازات مدیران شرکت و احیاناً انحلال آن خواهد بود، در عمل مؤسسان شرکت ها آنها را به ثبت می رسانند. بنابراین مقدمه، علاوه بر مطالعه شرایط الزامی تشکیل شرکت، اقتضا دارد که به ثبت شرکتها ـ و در اینجا شرکتهای اشخاص ـ نیز بپردازیم.
گفتار اول: شرایط الزامی تشکیل شرکت
در بحث مربوط به شخصیت حقوقی شرکت گفتیم که در حقوق ایران، شرکت از زمانی شخصیت حقوقی مستقل پیدا می کند که تشکیل شده باشد. قانون تجارت ایران، زمان تشکیل بعضی از شرکت ها را معین کرده است و در مورد بعضی دیگر نیز این زمان قابل تعیین است.
شرکت تضامنی وقتی تشکیل می شود که تمام سرمایه نقدی تأدیه و سهم الشرکه غیرنقدی نیز تقویم و تسلیم شده باشد(ماده 118 ق.ت). همین قاعده در مورد شرکت نسبی نیز صادق است(ماده 185ق.ت). پس تا سرمایه نقدی تعهد شده از جانب شرکا تأدیه نشود و سهم الشرکه غیر نقدی تقویم و تسلیم نگردد، شرکتی وجود نخواهد داشت. در مورد شرکت مختلط غیر سهامی، قانون گذار به صراحت قاعده ای مقرر نکرده است؛ اما با توجه به اینکه شرکت مزبور ترکیبی است از شرکت تضامنی و شرکت با مسئولیت محدود، در مورد این نوع شرکت نیز باید تمام سرمایه نقدی پرداخت و سهم الشرکه های غیر نقدی شرکا نیز تقویم و تسلیم شده باشد تا شرکت موجودیت پیدا کند(مواد 118 و 96 ق.ت).
قانون تجارت مهلتی را که در آن سرمایه نقدی باید پرداخت و سهم الشرکه غیرنقدی تقویم و تسلیم شود، معین نکرده است و این امر به شرکا امکان می دهد که آزادانه مهلت مزبور را معین کنند.
علاوه برا این، قانون گذار سیستم خاصی برای کنترل این امر که آیا کل سرمایۀ نقدیِ تعهد شده پرداخت گردیده و یا سهم الشرکه های غیر نقدی تقویم و تسلیم شده اشت یا خیر، مقرر نکرده است. در کشورهایی که فقط ثبت شرکت در مرجع ثبت شرکتها به شرکت شخصیت حقوقی اعطا می کند، این کنترل توسط مقام ثبت کننده انجام می شود. اگر در ایران نیز ثبت شرکت، شرط ایجاد شخصیت حقوقی شرکت بود، چنین کنترلی قابل انجام بود؛ زیرا در مقررات ثبت شرکتها یک نوع کنترلی قبلی پرداخت سرمایه نقدی و تقویم و تسلیم سرمایه غیر نقدی پیش بینی شده است که مأمور ثبت به آن توجه خواهد کرد. در واقع، یکی از مدارکی که برای ثبت شرکت های تشکیل شده، به هنگام تقاضی ثبت، ضروری تلقی شده است، اقرار مدیر شرکت است به اینکه شرایط مذکور تحقق پیدا کرده اند(ماده 4نظامنامه قانون تجارت وزارت عدلیه مصوب 1311 با اصلاحات بعدی)؛ اما در وضع فعلی که شرکت بدون ثبت هم می تواند تشکیل شده تلقی شود، چنین کنترلی وجود ندارد، مگر آنکه شرکا بخواهند شرکت را به ثبت برسانند. مع ذلک، از آنجا که تا سرمایه نقدی شرکت کلاً پرداخت نشود و سهم الشرکه غیر نقدی تقویم و تسلیم نگردد، شرکت وجود ندارد، نفع صاحبان سرمایه ایجاب می کند که عملاً اقدام به چنین امری بکنند والا ممکن است شخصاً مسئول معاملاتی محسوب شوند که اشخاص ثالث با آنها در حالتی انجام داده اند که شرایط مزبور تحقق پیدا نکرده است.
جمله این اشکالات ایجاب می کند که شرکای شرکتهای تشکیل شده، در هر مورد، نسبت به ثبت شرکت اقدام کنند.
گفتار دوم: ثبت شرکت در مرجع ثبت شرکت ها
مقررات ثبت شرکتها، هم در قانون تجارت پیش بینی شده اند و هم در قانون ثبت شرکتها. هر یک از قوانین نیز در مورد ثبت شرکتها، آیین نامه یا نظامنامه ای دارند که جزئیات تشریفات ثبت را بیان می کند. از آنجا که این مقررات به تفصیل در قوانین ذی ربط پیش بینی شده است و بررسی آنها به تحلیل حقوقی نیاز ندارد، در اینجا فقط از نکات اساسی راجع به ثبت شرکتها، آن هم شرکتهای اشخاص صحبت خواهیم کرد. در این باره، ابتدا ضرورت ثبت و سپس تشریفات ثبت شرکتها را مورد بررسی قرار می دهیم.
الف) ضرورت ثبت شرکت
ماده 195 قانون تجارت مقرر کرده است: « ثبت کلیه شرکتهای مذکور در این قانون الزامی و تابع جمیع مقررات قانون ثبت شرکتهاست». از این ماده بعضی چنین نتیجه گرفته اند که در صورت انجام ندادن این دستور قانونی، شرکت باطل خواهد بود؛ اما این عقیده درست نیست؛ چه ماده مورد اشاره هیچ ضمانت اجرایی برای عدم ثبت مقرر نکرده است و چون ماده مزبور و مواد دیگر قانون تجارت، عدم ثبت را موجب بطلان شرکت معرفی نکرده اند و بطلان قراردادها نیز امری استثنایی و نیازمند وجود نص است، نمی توان گفت که نتیجۀ عدم ثبت شرکت در مرجع ثبت شرکتها، بطلان شرکت است.
قانون ثبت شرکت ها نیز که ماده 195 قانون تجارت به آن اشاره کرده است، هیچ اشاره ای به این مطلب ندارد که اگر شرکت ثبت نشود باطل تلقی خواهد شد. در واقع، ماده 2 قانون ثبت شرکت ها مقرر کرده است که شرکت های موضوع قانون تجارت باید به ثبت برسند؛ اما برای عدم ثبت آنها ضمانت اجرای بطلان قرار نداده است. قانون گذار در این ماده، دو ضمانت اجرا برای عدم ثبت مقرر کرده است: پرداخت جریمه توسط مدیران شرکت ثبت نشده و انحلال شرکت به حکم دادگاه در صورت درخواست دادستان. در نتیجه، اولاً اگر دادستان تقاضای انحلال نکند، شرکت ثبت نشده، موجود تلقی می شود، مشروط بر اینکه مطابق مقررات قانون تجارت تشکیل شده باشد؛ ثانیاً در صورتی که دادستان تقاضای انحلال کند، شرکت از تاریخ صدور حکم، منحل تلقی خواهد شد، نه از ابتدای تشکیل.
آنچه بیان شد در مورد شرکتهای خارجی نیز صادق است. ماده 3 قانون ثبت شرکتها مقرر می کند: «... هر شرکت خارجی برای اینکه بتواند به وسیله شعبه یا نماینده به امور تجارتی یا صنعتی یا مالی در ایران مبادرت نماید باید در مملکت اصلی خود، شرکت قانونی شناخته شده و در اداره ثبت اسناد تهران به ثبت رسیده باشد». هرگاه اشخاصی که باید به عنوان نماینده یا مدیر شعبۀ شرکت خارجی، شرکت را به ثبت برساند به این امر اقدام نکنند، به تقاضای دادستان و به حکم دادگاه، به جزای نقدی از پنجاه تا هزار تومان محکوم خواهند شد. به علاوه دادگاه برای هر روز تأخیر، پس از صدور حکم، متخلف را به تأدیه پنج تا پنجاه تومان محکوم خواهد کرد و هرگاه حکم فوق قطعی شود و تا سه ماه پس از تاریخ ابلاغ آن، تخلف ادامه یابد، دولت از عملیات نماینده یا مدیر شعبه شرکت متخلف جلوگیری خواهد کرد. این مقررات که در ماده 5 قانون ثبت شرکتها آمده است، هیچ اشاره ای به این ندارد که شعبه شرکت تشکیل شده، در صورتی که ایجاد شده باشد، محکوم به بطلان است و یا حتی منحل شده تلقی می شود.
البته، نفع اشخاص ثالث در این است که شرکت به ثبت برسد؛ چه در این صورت، این اشخاص می توانند با مراجعه به اداره ثبت شرکتها، از میزان مسئولیت شرکا، نوع شرکت و اقامتگاه آن آگاه شوند؛ اما عدم ثبت شرکت، مانع تشکیل شرکت نمی شود.
ب) تشریفات ثبت شرکتها
از آنجا که تشریفات ثبت شرکتهای ایرانی با شرکت های خارجی متفاوت است، بهتر است آنها را جداگانه بررسی کنیم.
1.ثبت شرکتهای ایرانی. ثبت این شرکتها در تهران در اداره ای به نام «اداره ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی» انجام می شود که یکی از دوایر اداره کل ثبت اسناد و املاک است. در خارج از تهران، به موجب ماده 2 نظامنامه قانون تجارت وزارت عدلیه(مصوب 1311)، ثبت شرکت در اداره ثبت اسناد مرکز اصلی شرکت به عمل می آید. در نقاطی که اداره یا دایره یا شعب ثبت اسناد وجود نداشته باشد، ثبت شرکت در دفتر اسناد رسمی و اگر دفتر اسناد رسمی هم نباشد، در دفتر دادگاه محل انجام خواهد گرفت. در صورت اخیر، شرکت باید در ظرف سه ماه از تاریخ تأسیس اداره یا دایره یا شعبه ثبت اسناد در محل استقرار دادگاه، خود را در دفتر ثبت اسناد به ثبت برساند.
تقاضای ثبت شرکت باید توسط مدیران شرکت به عمل آید. تغییراتی که در طول حیات شرکت در شرکت ایجاد می شود و به موجب قانون نیاز به ثبت دارد نیز باید توسط مدیران وقت شرکت به ثبت برسد: مواردی چون تغییر مدیر شرکت با تغییر در اختیارات او و به طور کلی هر تغییری که در حقوق اشخاص ثالث تأثیر داشته باشد و شرکت می خواهد که اشخاص ثالث از آن آگاهی پیدا کنند. ماده 9 نظامنامه قانون تجارت مقرر می دارد: «در هر موقع که تصمیماتی راجع به تمدید مدت شرکت زاید بر مدت مقرر یا انحلال شرکت قبل از مدت معینه یا تغییر در تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تغییر اسم شرکت یا تبدیل دیگر در اساسنامه یا تبدیل و یا خروج بعضی از شرکای ضامن از شرکت اتخاذ شود و همچنین در هر موقعی که مدیر یا مدیران شرکت تغییر می یابد و یا تصمیمی نسبت به مورد معین در ماده 58 قانون تجارت اتخاذ شود، مقررات این نظامنامه راجع به ثبت و انتشار باید در مورد تغییرات حاصله نیز رعایت شود».
مدیران شرکتها، برای ثبت شرکت باید مدارکی را تسلیم مرجع ثبت کنند.
این مدارک را نظامنامه قانون تجارت به این نحور معین کرده است:
-در شرکت های تضامنی:
1.یک نسخه مصدق از شرکتنامه،
2. یک نسخه مصدق از اساسنامه(اگر باشد)،
3. نوشته ای به امضای مدیر شرکت حاکی از پرداخت تمام سرمایه نقدی و تسلیم تمام سرمایه غیرنقدی با تعیین قیمت حصه های غیرنقدی،
4. نام شریک یا شرکایی که برای اداره کردن شرکت معین شده اند.
-در شرکتهای نسبی:
1.یک نسخه مصدق از شرکتنامه،
2. یک نسخه مصداق از اساسنامه(اگرباشد)،
3. نام مدیر یا مدیران شرکت،
4. نوشته ای به امضای مدیر شرکت حاکی از پرداخت تمام سرمایه نقدی و تسلیم تمام سرمایه غیرنقدی با تعیین قیمت حصه های غیرنقدی.
-در شرکت های مختلط غیرسهامی:
1.یک نسخه مصدق از شرکتنامه،
2. یک نسخه مصدق از اساسنامه(اگر باشد)،
3. نام شریک یا شرکای ضامن که سمت مدیریت دارند.
برای ثبت شرکتهای ایرانی نیز ماده 10 قانون ثبت شرکتها اصل مطالبه حق الثبت برای مرجع ثبت شرکت را پیش بینی کرده است. از آنجا که این میزان حق الثبت پیوسته در تغییر است، ذکر جزئیات آن در اینجا ضرورت ندارد
البته باید تذکر داد که علاوه بر ثبت شرکت، خلاصه شرکتنامه و منضمات آن باید انتشار پیدا کند(ماده 197 ق.ت). این امر باید در ظرف ماه اول ثبت هر شرکت و توسط اداره ثبت محل یا جانشین آن، بسته به مورد، در مجله رسمی دادگستری و یکی از جراید کثیر الانتشار مرکز اصلی شرکت، به خرج خود شرکت انجام گیرد(ماده 6 نظامنامه قانون تجارت وزارت عدلیه و تبصره آن). مطابق ماده 7 نظامنامه مذکور، این خلاصه باید متضمن نکات زیر باشد:
الف) نسبت به شرکتهای از هر قبیل:
1.نمره و تاریخ ثبت شرکت،
2. مقدار سرمایه (با تشخیص مقداری از آن که پرداخت شده و مقداری که شرکا پرداخت آن را تعهد کرده اند)،
3. اسامی مدیر یا مدیران،
4. تاریخ آغاز و ختم شرکت، در صورتی که برای مدت محدود تشکیل شده باشد.