به گزارش روابط عمومی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دستورالعمل جدید چگونگی ثبت الکترونیکی شرکت ها و موسسات غیرتجاری، در راستای سیاستها و برنامه های این سازمان مبنی بر بکارگیری فنآوری های نوین و ارائه خدمات به صورت الکترونیکی به متقاضیان محترم، از سوی دکتر تویسرکانی معاون رئیس قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ابلاغ شد.

بر اساس این دستورالعمل که با هدف حذف مراجعات حضوري متقاضيان خدمت و در راستای خدمات الکترونیکی در حال انجام در حوزه ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری تنظیم و اعلام شده است، کليه تقاضاهاي مربوط به ثبت تأسيس و تغييرات شرکتها و مؤسسات غيرتجاري از طريق درگاه الکترونيکي سازمان به آدرس www.ssaa.ir پذيرفته مي شود و متقاضيان ثبت تأسيس و تغييرات شرکتها و مؤسسات غيرتجاري بايد اطلاعات مورد نياز را بر اساس فرم هاي موجود، در سامانه جامع ثبت شرکت ها وارد نموده و پس از پذيرش نهايي درخواست، از طريق سامانه نسبت به دريافت کد پيگيري يکتاي پرونده تشکيل شده در سيستم اقدام نمايند.

بر اساس این دستورالعمل، پس از پذيرش هر تقاضا توسط سامانه، يک کد پيگيري اختصاص داده خواهد شد و در تمامي مراحل، نتايج اقدامات از طريق پيام کوتاه با ذکر کد پيگيري به اطلاع متقاضي خواهد رسید و تمامي آگهي ها و ابلاغيه هاي رفع نقص يا عدم امکان ثبت که اطلاع متقاضي از آن ضروري است در سامانه بارگذاري و از طريق کد پيگيري اختصاص داده شده به متقاضي قابل رويت است.

بنابر دستورالعمل صادره از سوی سازمان ثبت، مرجع ثبت شرکتها و مؤسسات غيرتجاري پس از وصول ثبت تاسيس، نسبت به بررسي نام هاي پيشنهادي شخصيت حقوقي اقدام و نتيجه پذيرش و يا عدم پذيرش نام را به نحو الکترونيکي به متقاضي اعلام مي نمايد و در صورت تاييد نام، متقاضي باید اصل مدارک و مستندات لازم را به همراه کد پيگيري از طريق پست به مرجع ثبت شرکت ها و مؤسسات غيرتجاري اداره کل ثبت اسناد و املاک استان محل اقامت قانوني شخص حقوقي مورد تقاضا ارسال کند.

« دستور العمل چگونگي ثبت الكترونيكي شركتها و موسسات غير تجاري»

در اجراي تكاليف قانوني بند «ب» ماده (۱۲) قانون ارتقاء سلامت نظام اداري و مقابله با فساد و بند «۳» ماده (۳۷) قانون مديريت خدمات كشوري و ماده ۴۸ قانون برنامه پنجم توسعه با هدف حذف مراجعات حضوري متقاضيان خدمت و ارائه خدمات به نحو الكترونيك، فرآيند ثبت تأسيس و تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري به صورت الكترونيكي و طبق مقررات اين دستور العمل انجام خواهد شد:
ماده۱) كليه تقاضاهاي مربوط به ثبت تأسيس و تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري از طريق درگاه الكترونيكي سازمان به آدرس www.ssaa.ir پذيرفته مي شود. متقاضيان ثبت تأسيس و تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري بايد اطلاعات مورد نياز را بر اساس فرم هاي موجود در سامانه جامع ثبت شركتها وارد نموده و پس از پذيرش نهايي درخواست، از طريق سامانه نسبت به دريافت كد پيگيري يكتاي پرونده تشكيل شده در سيستم اقدام نمايند.
تبصره ۱ : پس از پذيرش هر تقاضا توسط سامانه، يك كد پيگيري اختصاص داده خواهد شد و در تمامي مراحل، نتايج اقدامات از طريق پيام كوتاه با ذكر كد پيگيري به اطلاع متقاضي مي رسد.
تبصره ۲ : تمامي آگهي ها و ابلاغيه هاي رفع نقص يا عدم امكان ثبت كه اطلاع متقاضي از آن ضروري است در سامانه بارگذاري و از طريق كد پيگيري اختصاص داده شده به متقاضي قابل رويت خواهد بود.
ماده۲) مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري پس از وصول ثبت تاسيس، نسبت به بررسي نام هاي پيشنهادي شخصيت حقوقي اقدام و نتيجه پذيرش و يا عدم پذيرش نام را به نحو الكترونيكي به متقاضي اعلام مي نمايد. در صورت تاييد نام، متقاضي اصل مدارك و مستندات لازم را به همراه كد پيگيري از طريق پست به مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري اداره كل ثبت اسناد و املاك استان محل وقوع اقامتگاه قانوني شخص حقوقي مورد تقاضا ارسال مي نمايد.
تبصره: متقاضيان ثبت تغييرات در شركتها و مؤسسات غيرتجاري بايد بلافاصله پس از ثبت تقاضاي خود در سامانه و دريافت كد پيگيري، نسبت به ارسال اصل مدارك و مستندات لازم از طريق پست به مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري اداره كل ثبت اسناد و املاك استان محل وقوع اقامتگاه قانوني شخص حقوقي مورد تقاضا اقدام نمايند.
ماده۳) مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري دريافت كننده تقاضا، مكلف است پس از وصول مدارك و مستندات متقاضي و مطابقت آنها با فايل الكترونيكي مربوط، چنانچه تقاضاي واصله با قوانين و مقررات منطبق بوده و مدارك
و مستندات ارسالي كامل باشد، جهت توليد پيش نويس سند، احراز هويت و اخذ امضاء متقاضي ثبت طبق ماده ۸ اين دستورالعمل اقدام نمايد.
ماده۴) پس از بررسي كارشناسي چنانچه مورد تقاضا منطبق با مقررات نبوده و يا نقص در مستندات و مدارك ملاحظه شود، مراتب جهت رفع نقص مطابق تبصره ماده ۱ به متقاضي اطلاع داده مي شود. متقاضـي مكلف است ظرف مدت ۳۰ روز نسبت به رفـع نواقص اعلام شده اقدام نمايد. در غير اين صورت مدارك و مستندات ارسالي از طريق پست اعاده و ادامه رسيدگي به مورد تقاضا، منوط به ورود مجدد اطلاعات به سامانه و اخذ كد پيگيري جديد مي باشد.
ماده۵) مرجع ثبت شركتهاي مركز استان جهت ثبت تغييرات مربوط به شركتها و مؤسسات غيرتجاري كه
درگذشته در مرجع ثبتي غير از شهرستان مركز استان به ثبت رسيده اند، در ابتدا پرونده مربوط را از مرجع ثبت كننده مطالبه و مراحل ثبت تغييرات را مطابق ضوابط انجام خواهد داد. اداره ثبت شهرستان ثبت كننده شخص حقوقي مكلف است ظرف يك هفته با شماره گذاري اوراق پرونده مربوط، نسبت به ارسال آن به مرجع ثبت شركتهاي مركز استان اقدام نمايد.
تبصره: مرجع ثبت شركتهاي مركز استان مكلف است قبل از اقدام، نسبت به اسكن و داده آمائي پروندۀ واصله اقدام نمايد.
ماده۶) بررسي كارشناسي تائيد و تعيين نام اشخاص حقوقي مورد تقاضاي ثبت تاسيس و يا تغيير نام، توسط مرجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري مركز استان با رعايت مقررات انجام مي پذيرد.
ماده۷) دفاتر ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري با توجه به ماهيت اشخاص حقوقي و طبقه بندي براساس قوانين و مقررات جاري، به شرح ذيل در سامانه جامع ثبت شركتها به نحو الكترونيك ايجاد مي گردد:
الف- دفترثبت شركتهاي تجاري( شامل انواع شركتهاي سهامي، با مسئوليت محدود، تضامني،‌ نسبي،‌ تعاوني، مختلط سهامي و غيرسهامي و...) موضوع بند «۹» ماده (۱) آئين نامه قانون ثبت اسناد و املاك، اصلاحي ۱۳۸۰؛
ب- دفتر ثبت مؤسسات غيرتجاري موضوع ماده (۸) آئين نامه اصلاحي ثبت تشكيلات و مؤسسات غيرتجاري مصوب۱۳۳۷؛
ج- دفتر ثبت شعب و نمايندگي شركتهاي خارجي ( موضوع ماده ۱۴ نظامنامه اجرايي قانون ثبت شركتها مصوب ۱۳۱۰).
ماده۸) پس از بررسي و تاييد كارشناسي تقاضاهاي واصله در مرجع ثبت شركت ها و مؤسسات غيرتجاري مركز استان، به شرح ذيل اقدام مي گردد:
الف- مرجع ثبت شركت ها پيش نويس سند ثبت تاسيس يا تغييرات شخص حقوقي را در سامانه توليد ومفاد آن را به نحو الكترونيك به اطلاع متقاضي مي رساند.
ب- متقاضي پس از ملاحظۀ مفاد پيش نويس سند،‌ به منظور پرداخت حقوق دولتي و امضاي نسخه چاپي آن به مرجع ثبت شركتها مراجعه مي نمايد.
ج- مرجع ثبت شركت ها با احراز هويت ذي سمت و اطمينان از وصول حقوق دولتي، دو نسخه از سند نهائي را چاپ و به امضاي ذي سمت رسانده و در دفتر الكترونيك مربوط در سامانه ثبت مي نمايد. ضمناً نسخۀ امضاء شدۀ سند نهايي پس از اسكن در پـرونده الكترونيك ثبـت شخص حقوقي مربـوط ذخيـره و يك نسخه از سند چاپ شـده نيز به متقاضي تحويل مي شود.
ماده۹)- چنانچه اقامتگاه شخص حقوقي مورد تقاضا، شهرستاني غير از مركز استان باشد، مرجع ثبت شركت ها و مؤسسات تجاري مركز استان، پيش نويس سند توليد شده را جهت احراز هويت و اخذ امضاء ذي سمت، از طريق سامانه به اداره ثبت شهرستان محل اقامتگاه قانوني شخص حقوقي ارسال و مراتب را از طريق پيام كوتاه به متقاضي اعلام مي نمايد. اداره مذكور پس از احراز هويت و اخذ امضاء‌، نسخۀ امضاء ‌شده را اسكن و از طريق سامانه به مرجع ثبت شركت ها در مركز استان ارسال و يك نسخه از سند امضاء‌ شده را نيز به متقاضي تحويل مي دهد.
تبصره ۱- مرحلۀ نهايي ثبت تأسيس يا تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري در سامانه و الحاق اسكن سند امضاء‌ شده به سابقه ثبت الكترونيك شخص حقوقي، توسط مرجع ثبت شركتها در مركز استان انجام خواهد شد.
ماده ۱۰) با توجه به ايجاد زير ساختها و ارتبـاط سيستمي با روزنامـه رسمي در تمام موارد، مـرجع ثبـت شركتها و مؤسسات غيرتجاري مركز استان نسخه اي از سنـد الكتـرونيكي ثبـت شده را از طريق سامانه به روزنامه رسمي ارسال و مـراتب به نحو الكترونيك به متقاضـي اعلام مي گردد. متقاضي مكلف است، جهت پيگيـري مراحل انتشـار آگهي و پرداخت هزينه هاي مربوط از طريق درگاه اختصاصي شركت روزنامه رسمي با استفاده از كد پيگيري اختصاص يافته، اقدام نمايد.
ماده۱۱) مرجع ثبت شركت هاي مركز استان يا اداره ثبت شهرستان محل اقامتگاه شخص حقوقي، مكلف است به منظور مستند سازی و حفظ سوابق حاوي اصل امضاي افراد ذي سمت، هر دويست نسخه سند چاپ شدۀ مرتبط به هر دفتر الكترونيك را به ترتيب شمارۀ مندرج در سند از شماره ۱ الي ۲۰۰ جمع آوري و پس از ممهور نمودن آن به مهر اداره ، به همراه فهرست تهيه شده از سامانه، مجلد و صحافي نموده و نگهداري نمايد.
ماده۱۲) مرجع ثبت شركت ها و مؤسسات غيرتجاري مركز استان مكلف است همزمان با ثبت تأسيس و تغييرات شركتها و مؤسسات غيرتجاري، مدارك و مستندات را اسكن و پروندۀ الكترونيكي مربوط را در سامانه، مطابق ضوابط ايجاد نمايد.
ماده۱۳) مديران كل ثبت اسناد و املاك استانها موظفند به صورت منظم از طريق سامانه نسبت به گزارش گيري وضعيت ثبت شركتها در ادارات ثبت تابعه و رفع نواقص احتمالي و ايجاد ا مكانات لازم اقدام نمايند تا زمينه مناسب براي تسهيل ارائه خدمات به متقاضيان و ارتقاء كيفيت آن در راستاي بهبود فضاي كسب و كار فراهم گردد.
تبصره: به منظور نظارت و پاسخگويي مديران و اشخاص ذي صلاح در مراجع ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري امكان دسترسي لازم توسط حوزه فناوري اطلاعات سازمان فراهم خواهد شد.
ماده۱۴) بـه منظوراستاندارد سازي فرآيندهاي ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري، كارگروهي به رياسـت معاون امور اسناد و عضويت مديركل ثبت شركتها و مؤسسات غيرتجاري و مديـران دفتر حقوقي و امـور مجلس و دفتـر توسعـه فن آوري و اطلاعات سازمان تشكيل مي گردد. دبيرخانه اين كار گروه در اداره كل ثبت شـركتها و مـؤسسات غيـرتجـاري مي باشد.